博奧智能檔案管理系統采用B/S模式，以“用”為中心，實現檔案管理業務流程的智能化、信息化和自動化。系統主要由三部分組成：
1、檔案數據信息中心：提供檔案信息存儲服務；
2、綜合管理系統：提供對所有檔案進行統一的綜合管理，提供基于網絡的共享服務；
3、業務流程管理系統：為各種應用提供基于業務流程的集成平臺。用戶可以利用這些平臺和接口，在這個平臺上實現業務流程的自動化處理和管理。
檔案數據信息中心
檔案數據信息中心由以下主要功能組成：
1、檔案數據的存儲：提供對各類檔案信息的數據存儲服務，包括文件夾、照片、光盤、錄像帶、錄音帶等。
2、檔案資源的檢索：提供對檔案信息的檢索功能，包括全文檢索、目錄檢索等。
3、檔案信息的管理：提供對檔案信息的統計和管理功能，包括用戶管理、機構管理和項目管理等。
4、業務流程的管理：提供對各種業務流程的控制功能，包括流程設置和流程跟蹤等。
綜合管理系統
綜合管理系統提供對所有檔案進行統一的綜合管理，提供基于網絡的共享服務。在該系統中，用戶可以利用檔案數據信息中心的檔案信息，完成對所有檔案的管理工作；也可以通過本系統自己的用戶界面，實現對本單位的業務流程自動化管理，提升工作效率。
綜合管理系統為用戶提供了三個主要功能模塊：檔案接收管理、檔案利用服務。
對于接收不規范的檔案，系統可以自動提示用戶進行修改和重新歸檔；對于檔案流轉過程中遇到問題，系統可以提供自動定位，幫助用戶準確地找到問題所在并加以解決；對不需要歸檔的文件，可以提供在線和離線兩種方式進行利用。
業務流程管理系統
通過業務流程管理系統，用戶可以快速構建各類檔案的業務流程，并可以將其與綜合管理系統和其他應用系統進行集成。通過業務流程管理系統，用戶可以將所需要的業務流程定義、運行、監控、維護等功能進行自動化處理和管理。
電子文件歸檔和電子檔案管理
在系統中可以實現對電子文件歸檔的管理，可以將電子文件按照檔案法規、制度的要求進行歸檔，形成電子檔案，并提供可供用戶查詢、復制和打印的服務。
系統通過對檔案業務流程的優化，實現對電子文件和電子檔案進行歸檔的過程控制，同時提供基于網絡的共享服務。
系統提供了一套完整的電子文件歸檔管理流程，并有一個完善的元數據方案，可以實現對電子文件和電子檔案進行統一歸檔管理。
在系統中可以方便地進行不同類別和類型電子文件及相關業務流程的管理。系統中還提供了電子文件歸檔與電子檔案管理子系統。可以根據用戶需要，通過網絡進行共享服務。
系統應用效果
通過博奧智能檔案管理系統，實現了檔案的統一集中管理，各部門在利用過程中可以方便快捷地找到需要的資料，也便于各個部門之間的協調溝通。同時，通過系統的統計分析功能，可以對檔案進行科學合理的利用和管理。減少了檔案重復收集、重復整理、歸檔等工作，提高了工作效率和質量，實現檔案管理工作的現代化。
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能模塊 |
子模塊 |
模塊說明 |
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權限管理 |
權限設置 |
權限劃分可以根據公司的層級組織架構定制 |
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根據模塊設置權限 |
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權限級別 |
系統管理員 |
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人員管理 |
查看人員信息 |
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管理員查看所有借取、歸還記錄信息 |
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支持增刪改編查 |
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登陸首頁 |
公告欄 |
跑馬燈顯示最近3個公告 |
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樹形結構 |
左側為樹形結構 右側為顯示頁面 |
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個人中心 |
個人消息 |
非聊天類。只顯示系統反饋如下消息：回帖提示、上傳成功、上傳失敗、積分提示 |
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文檔管理 |
上傳文檔 |
上傳新文檔 |
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上傳文檔審核 |
具備審核權限人員可顯示需審核所有文檔列表，采用二級審核機制即：上傳人-區域審核人-總部審核人 |
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文檔信息瀏覽 |
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文檔信息下載 |
可下載至本地 |
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文檔更改 |
權限類 |
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文檔收藏 |
點擊收藏可在線收藏該文檔 |
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文檔刪除 |
權限類 |
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問答區域 |
發帖 |
員工可在問答區發相關技術貼-實名制 |
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回復 |
員工可在問答區回復別人發帖-實名制 |
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積分 |
上傳積分 |
成功上傳文檔后給員工記錄上傳積分 |
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回復積分 |
回復發帖人并獲得最佳答案可記錄回復積分 |
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文檔檢索 |
結構檢索 |
樹形結構篩選 |
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文檔名檢索 |
通過模糊文檔名稱檢索 |
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全文內容檢索 |
通過文檔內容進行檢索 |
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組合檢索 |
通過多種模式檢索 |
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系統管理 |
權限設置 |
1.ADMIN管理員-所有權限.包括：上傳、刪除、更改、權限設置、審批、公告、報表等所有權限 |
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2.區域管理員-具備文檔上傳審核權限 |
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3員工-具備瀏覽和上傳、下載、發帖、回復權限 |
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報表 |
數據收集 |
自定義時間段查詢所有上傳、下載、瀏覽、審核、文檔數量等信息 |
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安全機制 |
瀏覽機制 |
文檔默認為線上瀏覽 |
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下載機制 |
每天最多只能下載20個文檔 |
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預警機制 |
員工5天內下載文檔超過規定閥值發送系統消息提醒區域管理員 |
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文檔版本管理 |
華為類文檔 |
一類版本號 |
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自有類文檔 |
二類版本號 |
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其他類文檔 |
三類版本號 |
